5. Plannen

Onder plannen vindt u de plan templates of het overzicht van de door gebruikers aangemaakte samenwerkingsplannen. Plan templates zijn vooraf gecreëerde sjablonen die gebruikers kunnen gebruiken als uitgangspunt voor hun samenwerkingsplan. Zo hoeven ze niet blanco te beginnen. U kunt plan templates en samenwerkingsplannen wijzigen of verwijderen en u kunt nieuwe toevoegen.

5.1. Plan templates

Onder plan templates vindt u het overzicht van de beschikbare sjablonen voor samenwerkingsplannen. U kunt eenvoudig een nieuwe template aanmaken U kunt plan templates en plannen direct wijzigen of bestaande templates verwijderen.

5.1.1. Item toevoegen

Door op de knop [plan template toevoegen +] rechts bovenin uw scherm te klikken kunt u een nieuwe plan template toevoegen. Er wordt een nieuw scherm geopend met allerlei velden die aangepast kunnen worden. Dit scherm is hetzelfde als wanneer u een item wijzigt (zie 5.1.2).

5.1.2. Item wijzigen

U kunt een plan template wijzigen door op de betreffende template in het overzicht te klikken. Er wordt een nieuw scherm geopend waar u diverse wijzigingen kunt aanbrengen.

Naam

Hier kunt u de template een andere naam geven.

Bestand

Hier kunt een bestand uploaden of het bestaande document vervangen door een nieuw te kiezen bestand. Om dit te doen klikt u op het potloodje. U kunt nu een nieuw document selecteren in de directory of een nieuw bestand uploaden. U kunt ook het huidige bestand verwijderen door op [x] te klikken.

Doel

Hier komt het doel van het samenwerkingsplan te staan dat met deze plansjabloon wordt gemaakt. Wat wil de gebruiker bereiken met deze samenwerking?

Let op: deze tekst is voor de gebruiker zichtbaar bij de omschrijving van het samenwerkingsplan én na de selectie van de sjabloon bij doel. De gebruiker

Actiesjablonen / Action templates

Dit zijn de vooraf ingevulde elementen van de plan template die met acties te maken hebben. Welke acties wil de gebruiker ondernemen om het doel van de samenwerking te bereiken? De teksten die hier staan zijn voor de gebruiker zichtbaar onder het kopje ‘acties’. Ze kunnen door de gebruiker aan de voorzijde van het platform worden gepersonaliseerd.

Naam action template object (1)…

Dit is de vooraf ingestelde naam van het eerste actiepunt. Bij (2) etc. kunt u eventueel meerdere actiepunten neerzetten.

Omschrijving action template object (1)…

Dit is de vooraf ingestelde omschrijving van het eerste actiepunt. Vul voor ieder actiepunt een omschrijving in.

Doel action template object (1)…

Dit is de vooraf ingestelde doel van het eerste actiepunt. Vul voor ieder actiepunt een doel in.

Type action template object (1)…

Hier kunt u vooraf ingeven of het een eenmalig of terugkerend actiepunt is. Vul dit in voor ieder actiepunt.

Eindigt in X dagen

Hier kunt u vooraf ingeven over hoeveel dagen het actiepunt dient te zijn afgerond.. Vul dit in voor ieder actiepunt.

Verwijderen?

Hier kunt u een vooraf ingesteld actiepunt uit de template verwijderen. Zet een vinkje in de betreffende checkbox. Wanneer de template is opgeslagen wordt het betreffende actiepunt verwijderd.

Opslaan of verwijderen

U kunt in dit scherm ook het betreffende plan template verwijderen door onderaan het scherm op de rode knop [verwijderen] te klikken.

Als u uw wijzigingen tussentijds wilt opslaan, klikt u op [opslaan en opnieuw bewerken]. Wanneer u tevreden bent met uw wijzigingen klikt u op [opslaan] om terug te keren naar het overzicht. Of u klikt op [opslaan en nieuwe toevoegen] als u een extra item wilt toevoegen.

5.2. Samenwerken

Onder samenwerken vindt u een overzicht van de door gebruikers aangemaakte samenwerkingsplannen. U kunt vanuit deze vanuit de beheeromgeving inzien, wijzigen of verwijderen en u kunt een nieuw samenwerkingsplan toevoegen.

5.2.1. Plan toevoegen

Door in het overzicht op de knop [toevoegen +] rechts bovenin uw scherm te klikken kunt u een nieuw samenwerkingsplan toevoegen. Er wordt een nieuw scherm geopend waar u enkele gegevens dient in te vullen. Wanneer alle gegevens zijn ingevuld klikt u op [opslaan].

5.2.2. Plan wijzigen

Door op een samenwerkingsplan in het overzicht te klikken, kunt u deze wijzigen. Er wordt een nieuw scherm geopend waar u diverse wijzigingen kunt aanbrengen. Dit scherm bestaat uit twee delen: het algemene deel en het actiedeel. In het actiedeel kunt u direct de bij het samenwerkingsplan horende acties wijzigen of deze toevoegen. Alle informatie over de elementen binnen het actiedeel vindt u in hoofdstuk 4.1

UUID (Universally Unique ID)

Dit is de automatisch gegenereerde user ID. Deze code kunt u niet wijzigen.

Titel

Hier kunt u het samenwerkingsplan een andere naam geven.

Doel

Hier komt het doel van het samenwerkingsplan te staan. Wat wil de gebruiker bereiken met deze samenwerking?

Einddatum

Hier kunt u de einddatum van het samenwerkingsplan wijzigen. Dit is de datum waarvoor het doel van het samenwerkingsplan door de gebruiker dient te zijn behaald.

Aangemaakt door

Hier wordt het e-mailadres van de gebruiker die het samenwerkingsplan aangemaakt heeft weergegeven. Door op [+] te klikken kunt u een extra gebruiker toevoegen.

Contacten

Hier wordt de betrokken contactpersoon weergegeven. Klik op een naam om een andere contactpersoon te selecteren. Door op [+] te klikken kunt u een extra contactpersoon aan het samenwerkingsplan toevoegen.

Door een vinkje te zetten bij Notificeer contact ontvangt de betrokken contactpersoon een notificatie dat deze bij de samenwerking betrokken is. Om de contactpersoon van de samenwerking te verwijderen zet u een vinkje bij [verwijderen] alvorens de samenwerking op te slaan.

Opslaan of verwijderen

U kunt in dit scherm ook het betreffende document verwijderen door onderaan het scherm op de rode knop [verwijderen] te klikken.

Als u uw wijzigingen tussentijds wilt opslaan, klikt u op [opslaan en opnieuw bewerken]. Wanneer u tevreden bent met uw wijzigingen klikt u op [opslaan] om terug te keren naar het overzicht. Of u klikt op [opslaan en nieuwe toevoegen] als u een extra item wilt toevoegen.

5.2.3. Acties samenwerkingsplan

Bij de samenwerkingsplannen horen acties. De acties die gekoppeld zijn aan een samenwerking zijn onder Samenwerken in hetzelfde venster te vinden. Alle gekoppelde acties worden hier onder elkaar weergegeven. De onderdelen per actie zijn te zien in de onderstaande screenshot. Deze onderdelen zijn tot op zekere hoogte hetzelfde als het onderdeel Acties onder het menu item Gebruikersprofielen, met als verschil dat de onderdelen onder Samenwerken kunnen worden gewijzigd.

In Mijn profiel vindt de gebruiker een overzicht van alle verzamelde acties bij elkaar. Een voorbeeld van een scherm van de gebruikers aan de voorkant van het platform is te zien in het volgende screenshot.

UUID (Universally Unique ID)

Dit is de automatisch gegenereerde user ID. Deze code kunt u niet wijzigen.

Naam

Hier kunt u de actie een andere naam geven.

Omschrijving

Hier kunt u een korte omschrijving van de actie invullen.

Status

Hier kunt u selecteren wat de huidige status van de actie is: open, accordering of afgerond.

Type

In dit dropdown menu kunt u selecteren of de actie eenmalig is of terugkerend.

Einddatum actie

Hier kunt u de einddatum van de actie wijzigen. Dit is de datum waarvoor de actie dient te zijn afgerond door de gebruiker.

Bestand

Hier kunt u een bestand met betrekking tot de actie uploaden of het bestaande document vervangen door een nieuw te kiezen bestand. Om dit te doen klikt u op [bestand kiezen]. U kunt nu een nieuwe versie van het document uploaden, of een geheel ander bestand kiezen.

Is voor

Hier kunt u aangeven bij welke gebruiker de actie hoort (welke gebruiker de actie dient uit te voeren), of de gebruiker wijzigen. Door op [+] te klikken kunt u een extra gebruiker toevoegen.

Aangemaakt door

Hier kunt u aangeven wie de actie heeft aangemaakt, of de initiator wijzigen. Door op [+] te klikken kunt u een extra initiator toevoegen.

Gemarkeerd als verwijderd

Hier kunt u selecteren of de actie als verwijderd moet worden gemarkeerd. Indien de gebruiker de actie als verwijderd heeft gemarkeerd staat hier een vinkje. Let op, het gaat hier niet om een permanente verwijdering.

5.2.4. Plan verwijderen

Wanneer u een of meerdere samenwerkingsplannen wilt verwijderen, kikt u in de checkbox links van de titel van het samenwerkingsplan. Selecteer vervolgens in het dropdown menu bij ‘Actie’ de actie ‘Geselecteerde samenwerkingsplannen verwijderen’ en klik op de knop [uitvoeren]. De geselecteerde samenwerkingsplannen zijn nu verwijderd.